ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار و یا همان BPMS  امکان مدیریت و خودکار‌سازی فرایندهای کاری را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازد. در نگاه سنتی به عملیات جاری سازمان‌ها، اجرای فعالیت‌ها منجر به تولید و توزیع فرم‌های کاغذی در بین کارکنان سازمان می‌شود که این امر می‌تواند منجر به ایجاد خطا، دوباره‌کاری، پراکندگی اطلاعات و در نهایت اتلاف وقت و هزینه سازمان شود. در نقطه مقابل ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از مفاهیم فرایندگرایی فرم‌های کاغذی را به فرم‌های دیجیتالی تبدیل کرده و اطلاعات سازمان را بر اساس فرایند تعریف شده برای آن به گردش در می‌آورد. سامانه مدیری فرایند آمبرلب به عنوان یک BPMS زیرساخت مناسبی را برای جهت اجرایی کردن رویکرد فرایندگرایی در سازمان فراهم می‌کند. این ابزار از 4 بخش زیر تشکیل شده است.

• ماژول طراحی فرایند‌: ماژول طراحی فرایند سامانه مدیریت فرایند آمبرلب مبتنی بر زبان BPMN2 بوده و به صورت کامل از مفاهیم فرایند‌گرایی و ابزارهای فنی مرتبط با آن از جمله ارسال و دریافت پیغام، فعالیت زمان‌بندی شده پشتیبانی می‌کند. این زیرساخت به صورت کاربردوست طراحی شده است که کاربر از طریق کشیدن و انداختن قادر به طراحی فرایندهای مورد نظر خود است.
• ماژول فرم‌ساز: فرم‌ساز سامانه مدیریت فرایند آمبرلب، با افزوده‌هایی همچون متن، تاریخ، بارگذاری فایل، لیست و … امکانات مناسبی را جهت طراحی و ایجاد فرم‌های مورد نیاز کاربران را فراهم می‌کند.
• ماژول مدیریت کاربران: ماژول مدیریت کاربران امکانات زیر را برای کاربر فراهم می‌کند.
  1. تعریف کاربران
  2. تعریف چارت سازمانی
  3. تعریف گروه‌های کاربری

در این ماژول امکان تعریف نقش نیز برای کاربران فراهم شده است.

• افزونه‌های جانبی: در مواردی بنا به درخواست کاربران سامانه عملیات ویژه‌ای در سامانه درخواست می‌شود. این امر از طریق افزونه‌های جانبی برای کاربران فراهم خواهد شد.

سامانه مدیریت فرایند آمبرلب به گونه‌ای طراحی شده است که هیچ محدودیتی بروی تعداد کاربر، فرم و فرایند نداشته و استفاده کننده از آن می‌تواند بدون محدودیت اقدام به تعریف فرایندهای کاری خود در آن نماید. سایر ویژگی‌های سامانه مدیریت فرایند آمبرلب به شرح زیر است.

• ابزار مبتنی بر وب
• استفاده از زبان استاندارد BPMN 2 در مدل‌سازی فرایندها
• طراحی فرایند مبتنی بر استانداردهای فرایندی و نیاز استفاده کننده‌گان
• قابلیت تعریف چارت سازمانی و مدیریت گردش کار بر اساس آن
• امکان ایجاد خروجی‌های مختلف در قالب ورد و pdf
• نامحدود بودن تعداد کاربران، نقش‌ها، گروه‌ها و ..
• امکان مشاهده روند پیشرفت فرایند و تشخیص گلوگاه‌های کاری
• امکان زمان‌بندی کارها و خودکار کردن آن بر اساس قواعد و قوانین کسب و کار
• امکان اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی

از دیگر ویژگی‌های سامانه مدیریت فرایند آمبرلب یکچارچه کردن آن با سامانه گزارش‌ساز و هوش تجاری آمبرلب است. گزارشات مورد نیاز کاربران در این بخش تهیه و از طریق سامانه مدیریت فرایند آمبرلب در اختیار کاربران قرار داده می‌شود. از ویژگی‌های سامانه گزارش‌ساز و هوش تجاری آمبرلب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

• یکپارچگی کامل با سامانه مدیریت فرایند
• تولید گزارشات به صورت برخط و لحظه‌ای
• استفاده مستقیم از اطلاعات تولید شده در خلال فرایندهای سازمانی
• قابلیت تولید گزارشات و داشبوردهای مدیریتی
• قابلیت ایجاد زمان‌بندی در ارسال گزارشات به کاربران از طریق سامانه مدیریت فرایند و یا پست الکترونیک
• قالب‌های گزارشی متنوع (ورد، اکسل، pdf و …)
• قابلیت ایجاد گزارش با امکان حرکت از کل به جزء (drill down)
• امکان تولید گزارشات ترکیبی با استفاده از اطلاعات سامانه‌های مختلف سازمانی